文件內容應當足夠詳盡，以便對環境管理體系及其各部分協同運作的情況進行充分的描述，并指示獲取關于環境管理體系某一部分運行的更詳細信息的途徑。可將環境文件納入組織實施的其他體系文件，而不強求編制專門的手冊。 
 對于不同的組織，環境管理體系文件的多少可能由于它們在以下方面的差別而各不相同： 
 a) 組織及其活動、產品和服務的規模和類型； 
    b) 過程及其相互作用的復雜程度； 
 c) 人員的能力。 
    這些文件可包括： 
    a) 環境方針、目標和指標； 
    b) 重要環境因素信息； 
    c) 程序； 
 d) 過程信息； 
 e) 組織機構圖； 
 f) 內、外部標準； 
 g) 現場應急計劃； 
 h) 記錄。 
    對于程序是否形成文件，應當從下列方面考慮： 
 ――不形成文件可能產生的后果，包括環境方面的后果； 
 ――用來證實遵循法律和其他要求的需要； 
 ――保證活動一致性的需要； 
 ――形成文件的益處，例如 
     ――易于通過交流和培訓進行實施； 
     ――易于維護和修訂； 
     ――避免含混和偏離； 
     ――提供證實功能和直觀性。 
 不是為環境管理體系所制定的文件也可以作為體系文件使用，在這種情況下應當指明出處。 
文件控制 
    旨在確保組織對文件的建立和保持能夠充分適應實施環境管理體系的需要。但組織應將主要注意力放在對環境管理體系的有效實施及其環境表現（行為）上，而不應過分追求一個繁瑣的文件控制系統。